Estão preparados para a fatura eletrónica?
A partir de 01/01/2019!
O que é uma fatura eletrónica?
De acordo com a Diretiva 2014/55/EU, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
Em termos da legislação europeia, não basta apenas enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica. A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
Uma apresentação visual da fatura (em PDF, por exemplo) pode ser criada, com o objetivo de ser compreensível ao utilizador, mas é apenas um complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação – e não o objetivo principal.
O que NÃO É uma fatura eletrónica?
Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes? Nesse caso, e segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica.
Não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia:
- Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
- Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
- Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
- OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
- Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.
É preciso ter ainda em conta que faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.
Quando entra em vigor a faturação eletrónica na Administração Pública?
Prazos específicos para Portugal:
- Até 31 de dezembro de 2018: no final do ano, termina o período de transição previsto na recente atualização do Código de Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 111-B/2017), que antecipa a transposição da Diretiva 2014/55/EU. Depois disso, a partir de 1 de janeiro de 2019, aplica-se a obrigatoriedade total: todos os contratos com a Administração Pública devem ser faturados em formato eletrónico.
Que elementos devem constar da fatura eletrónica?
O Artigo 299-B do Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, descreve os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória “sempre que aplicável”:
- Identificadores do processo e da fatura;
- Período de faturação;
- Informações sobre o cocontratante;
- Informações sobre o contraente público;
- Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
- Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
- Referência do contrato;
- Condições de entrega;
- Instruções de pagamento;
- Informações sobre ajustamentos e encargos;
- Informações sobre as rubricas da fatura;
- Totais da fatura.
Para mais pormenor, o CCP indica que o modelo de fatura eletrónica a seguir deve ser o estabelecido pela norma europeia respetiva.
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