segunda-feira, 1 de outubro de 2018

Estão preparados para a fatura eletrónica?




Estão preparados para a fatura eletrónica?

A partir de 01/01/2019!

O que é uma fatura eletrónica?

De acordo com a Diretiva 2014/55/EU, a fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu processamento automático e eletrónico”.
Em termos da legislação europeia, não basta apenas enviar por e-mail a um cliente uma fatura em PDF para que esta seja considerada uma fatura eletrónica.  A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada diretamente do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
Uma apresentação visual da fatura (em PDF, por exemplo) pode ser criada, com o objetivo de ser compreensível ao utilizador, mas é apenas um complemento à transmissão eletrónica dos dados de faturação – e não o objetivo principal.

O que NÃO É uma fatura eletrónica?

Costuma enviar as suas faturas exclusivamente em PDF para os seus clientes? Nesse caso, e segundo a definição europeia oficial, a sua empresa não está a utilizar faturação eletrónica.
Não são considerados faturas eletrónicas ao abrigo da norma europeia:
  • Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
  • Imagens de faturas, em formato .jpg, .tiff ou outros;
  • Faturas não-estruturadas em HTML, numa página Web ou num e-mail;
  • OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
  • Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

É preciso ter ainda em conta que faturas enviadas eletronicamente para o sistema do cliente, mas que não sigam o modelo standard de fatura aprovado pela Comissão Europeia, também estão em incumprimento da Diretiva.

Quando entra em vigor a faturação eletrónica na Administração Pública?

Prazos específicos para Portugal:
  • Até 31 de dezembro de 2018: no final do ano, termina o período de transição previsto na recente atualização do Código de Contratos Públicos (Decreto-Lei n.º 111-B/2017), que antecipa a transposição da Diretiva 2014/55/EU. Depois disso, a partir de 1 de janeiro de 2019, aplica-se a obrigatoriedade total: todos os contratos com a Administração Pública devem ser faturados em formato eletrónico.

Que elementos devem constar da fatura eletrónica?

O Artigo 299-B do Decreto-Lei n.º 111 – B/2017, relativo ao Código de Contratos Públicos, descreve os seguintes elementos a constar na fatura eletrónica, de forma obrigatória “sempre que aplicável”:
  • Identificadores do processo e da fatura;
  • Período de faturação;
  • Informações sobre o cocontratante;
  • Informações sobre o contraente público;
  • Informações sobre a entidade beneficiária, se distinta da anterior;
  • Informações sobre o representante fiscal do cocontratante;
  • Referência do contrato;
  • Condições de entrega;
  • Instruções de pagamento;
  • Informações sobre ajustamentos e encargos;
  • Informações sobre as rubricas da fatura;
  • Totais da fatura.

Para mais pormenor, o CCP indica que o modelo de fatura eletrónica a seguir deve ser o estabelecido pela norma europeia respetiva.


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