Algumas das considerações no Processamento de Vencimentos 2014

"1. Informações gerais

1.1 – Entre outras alterações, a versão agora disponibilizada foi preparada para dar resposta aos procedimentos decorrentes da aplicação das normas previstas na proposta do OE para 2014 aprovada na Assembleia da República, designadamente ao nível das medidas com impacto no processamento de remunerações na Administração Pública.

Não ignorando o facto de na data em que esta atualização foi disponibilizada (30/12/2013) ainda não ter ocorrido a promulgação do Orçamento de Estado, decidimos proceder ao lançamento da nova versão de forma a permitir aos utilizadores poderem desde já iniciarem os preparativos relativos ao processamento de janeiro de 2014.

Recomendamos no entanto a todos os utilizadores que consultem regularmente a nossa página na Internet até à promulgação e publicação do OE2014, podendo eventualmente justificar-se a divulgação de procedimentos diferentes das orientações que constam nesta adenda.

1.2 - A versão agora disponibilizada apenas deverá ser instalada após o FECHO do ano económico de 2013, sem prejuízo da posterior abertura do ano anterior para introduzir alguma informação em falta.

1.3 - As faltas do pessoal não docente registadas no ano civil de 2013 e que ainda não foram descontadas, deverão ser indicadas manualmente na fase da PREPARAÇÃO.

1.4 – Das alterações previstas no ponto 1.1 deste documento, destacamos:

a) A taxa de desconto do trabalhador para a ADSE passa a ser de 2,5%. Antes da preparação atualize a taxa de desconto na tabela de abonos e descontos.

b) A contribuição da entidade Patronal para a CGA passa a ser de 23,75%;

c) No cálculo da redução remuneratória passa a aplicar-se a fórmula (prevista no artigo 33º da proposta do OE 2014):

2,5% + [(12% - 2,5%) x [(Valor da remuneração – 675 €) / ( 2000 € - 675 €)]

d) Relativamente ao eventual abono de retroativos de anos anteriores, não dispomos nesta data de qualquer orientação sobre o procedimento a adotar, ou seja, persiste a dúvida se na redução a aplicar devem ser adotadas as regras que vigoraram em 2013 ou considerar o valor médio desses retroativos ( valor dos retroativos / nº meses ) no total das remunerações sujeitas a redução e aplicar-lhe a fórmula referida na alínea anterior.

Transitoriamente e face ao exposto, o programa não aplica para já qualquer redução sobre o valor dos retroativos de anos anteriores, devendo estes ser introduzidos na fase da Preparação pelo valor líquido excluído da redução que houver a aplicar, tendo em consideração as orientações que as escolas superiormente venham a receber sobre este assunto.

e) Quanto ao abono de retroativos do próprio ano e até orientações em contrário, é nosso entendimento que continua a aplicar-se o mesmo procedimento já contemplado na aplicação, ou seja, será considerado na base sujeita a redução o valor médio desses retroativos ( valor dos retroativos / nº meses ).

2. Requisição de Fundos para despesas com pessoal na Fonte de Financiamento 242

Conforme orientações divulgadas pela DGPGF através do Ofício nº 5033, de 16/12/2013, o programa foi reajustado para permitir, a partir de janeiro de 2014, efetuar a requisição de fundos para despesas com pessoal na fonte de financiamento 242, em paralelo com a requisição de fundos da FF111/153.

Assim, os procedimentos adotados para a requsição de fundos na FF111/153 passam a aplicar-se também para a FF242, atentos às informações do referido ofício e orientações complementares a divulgar pela DGPGF.

ATENÇÃO: Atendendo ao facto desta alteração (e outras) nos ter sido comunicada pela DGEEC (MISI) apenas no dia 18/12/2013, através do envio de um novo manual técnico que suporta os procedimentos de exportação, não foi possível implementar em tempo útil essas alterações na estrutura do ficheiro XML, em virtude da aplicação já se encontrar em fase final de testes.

Face ao exposto e como forma de contornar a situação, excecionalmente no mês de JANEIRO e para as escolas que requisitem nesse mês valores para despesas com pessoal na FF242, utilize a Requisição nº 1 para a FF111/153 e a Requisição nº 2 para a FF242 (Modelo RF3 do GPV).

No ficheiro XML serão exportadas as duas requisições cuja fonte de financiamento será identificada pelo Nº de Requisição e na impressão da Modelo RF3 a remeter à DGPGF já consta a identificação da correspondente fonte de financiamento.

No caso de ocorrer a necessidade de elaborar alguma requisição adicional no mês de janeiro e tendo a escola requisitado verbas para despesas com pessoal nas duas fontes de financiamento, antes de elaborar a requisição adicional coloque a questão à DGPGF.

Sendo disponibilizada em janeiro uma nova versão do programa, este procedimento de recurso apenas se aplica em janeiro e deixa de ser necessário nas requisições a efetuar a partir de fevereiro.

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3. Ficheiro de Pessoal

3.1 – No separador Profissional 1 foram modificados os campos para indicação do Nº de Horas por fonte de financiamento.

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Para cada trabalhador deverá ser assinalada a fonte de financiamento (ou fontes no caso de horários mistos) pela(s) qual(ais) está a ser abonado, indicando o número de horas correspondente a cada fonte.

Embora estes campos sejam preenchidos com a instalação da atualização, tendo por base a informação que estava registada no programa, recomendamos a sua verificação antes de prepararem os vencimentos de janeiro.

3.2 – Na secção Fiscal foi adicionada uma nova tabela para o enquadramento dos trabalhadores que, nos termos da legislação em vigor, estão isentos de IRS. Esta nova “tabela” apenas deve ser utilizada nas situações em que por disposição legal, o trabalhador está isento da retenção de IRS (por exemplo, acordos de cooperação), não lhe sendo aplicada qualquer retenção no processamento das remunerações ( taxa 0 %).

3.3 – Na listagem inicial do ficheiro de pessoal, são identificados com o símbolo “ “ os trabalhadores abonados por mais do que uma fonte de financiamento ( horários mistos).

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4. Tabela de Faltas

A tabela de faltas foi também reajustada para dar uma resposta mais completa ao desconto de faltas com perda total ou parcial de remuneração, bem como o consequente enquadramento na fase da preparação e elaboração das relações de descontos para a CGA.

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Ainda na tabela de faltas foi desdobrada a sigla para “Licença Parental Complementar”. Assim, a nova sigla LL passa a usar-se quando o trabalhador tem direito a um subsídio parental de 25% e a sigla LP passa a usar-se quando o gozo desta licença não dá direito a qualquer prestação social. (direito a subsídio parental apenas nas condições previstas no artigo 16ª do DL nº 89/2009)

5. Preparação / Processamento

Na área de Preparação dos vencimentos foram implementadas as seguintes alterações:

5.1 – Acrescentadas novas folhas para o processamento de remunerações na fonte de financiamento 123.

5.2 – No separador de “Faltas” da fase da preparação, as faltas com perda de remuneração total passam a ser consideradas em coluna própria face ao motivo da falta, designadamente:

Dias Doença ( dias de perda de remuneração a 100% por doença )

Dias Lic. Parental ( dias de perda de remuneração por por licença parental ou equiparada) Dias Venc. ( dias de perda total de remuneração por outros motivos)

5.3 – No processamento relativo a trabalhadores abonados por mais do que uma fonte (mistos), quando no conjunto das duas folhas existem mais do que 30 dias de faltas para descontar (por exemplo, quando acumula faltas a descontar de meses anteriores não descontadas em devido tempo) apenas serão descontadas as faltas da primeira folha preparada. As restantes ficam a aguardar desconto no processamento do mês seguinte.

5.4 – No separador “Abonos” da fase da preparação foi introduzido um novo campo designado por Rescisão Acordo. Este campo destina-se exclusivamente ao processamento do valor atribuído como indemnização por rescisão do contrato de trabalho por mútuo acordo, nos termos e condições do programa de rescisões atualmente em vigor na Administração Pública.

Neste novo campo deverá ser introduzido APENAS o valor base correspondente à indemnização, não estando sujeito a qualquer redução remuneratória.

Tenha em especial atenção que o programa não automatiza qualquer desconto sobre os valores digitados neste campo (Rescisão Acordo). Caso valor da indemnização a abonar esteja sujeito a retenção de IRS nos termos previstos na alínea b), nº 4 do artigo 2º do Código do IRS, deverá o utilizador apurar o valor do IRS a reter e, no separador “Outros” da fase da Preparação, digitar o valor do imposto a reter na coluna “Acertos IRS”, não esquecendo que o valor deverá ser afetado pelo sinal MENOS ( - ). Só depois deverá ocorrer o processamento.

5.5 – Os valores de Férias Não Gozadas a processar aos trabalhadores mencionados no ponto anterior, bem como indemnizações por caducidade do contrato de trabalho a abonar a outros trabalhadores, continuam a ser introduzidos nos campos que já existiam na aplicação para esse efeito e cujo procedimento não se alterou.

5.6 – Relativamente aos trabalhadores que rescindiram contrato por acordo mútuo ao abrigo programa de rescisões atualmente em vigor na Administração Pública e para os quais a escola receba orientações para lhe processar já em JANEIRO os abonos devidos pela rescisão, para além do valor da indemnização, terão direito também ao Subsídio de Férias referente ao ano de 2013 e o abono das Férias não Gozadas também referente ao ano de 2013.

Sem prejuízo de outras orientações que venham a receber e considerando que o direito a estes abonos reporta-se a 31/12/2013, é nosso entendimento que nestes casos em concreto deverão aplicar-se as regras de redução remuneratória em vigor durante o ano de 2013.

A confirmar-se o nosso entendimento e exclusivamente para estes trabalhadores que venham a ser abonados de valor superior a 1.500,00, apurado individualmente para o Sub. de Férias e Férias Não Gozadas (não se somam os valores), deverá o utilizador apurar o valor da redução remuneratória a aplicar e digitar os valores líquidos a abonar nos respetivos campos de retroativos de anos anteriores na fase da Preparação.

6. Consultar / Alterar

Após atualização do programa para a versão agora disponibilizada, passa a ser possível efetuar correções aos vencimentos já processados, mesmo depois de calculado o modelo RF3, nas seguintes condições:

a) Apenas é permitido eliminar ou alterar para menos o valor das rubricas (abonos ou descontos) criadas no processamento;

b) Não é possível efetuar alterações que aumentem em cada rubrica o valor que resultou do processamento inicial e consequente requisição de fundos;

c) As alterações a efetuar na opção Consultar/Alterar passam a resultar de cálculos manuais da responsabilidade do utilizador;

d) O programa guarda internamente os valores iniciais do processamento, bem como a data/hora e o utilizador que procedeu às alterações.

Esta funcionalidade agora implementada tem como principal objetivo a possibilidade de reajustar o processamento de trabalhadores que rescidem contrato antes do final do mês e para os quais foi requisitado a remuneração completa. Nestas situações e de forma a evitar posterior reposição, poderá o utilizador reajustar o processamento antes de efetuar o pagamento, ficando o valor excedente em saldo na posse da escola.

Tenha em atenção que estas correções, não alterando o modelo RF3 anteriormente calculado, implicam também o correspondente reajustamento manual nas relações de descontos antes de as submeterem, bem como a reimpressão para atualização da folha de vencimentos e outros mapas onde as alterações tenham de ser refletidas.

7. Declaração Mensal de Remunerações

No cálculo da DMR é considerado o valor total indicado no campo “ Rescisão Acordo” relativo à indemnização abonada pela rescisão por mútuo acordo.

Se o valor da indemnização não tiver sido sujeito a retenção de IRS, indique na coluna “Tipo” o código “A20”.

Nas situações em que parte dessa indemnização foi sujeita a desconto de IRS, deverá o utilizador desdobar o valor em duas linhas com indicação do código “A” na parte que foi sujeita a IRS e o código “A20” na parte não sujeita ( ver alínea b), nº 4 do artigo 2º do Código do IRS )

Relativamente aos trabalhadores a quem foi indicada na ficha de pessoal a tabela de Isento em IRS, na DMR a linha correspondente fica sem indicação do código na coluna “Tipo”. Deverá o utilizador completar essa informação de acordo com o enquadramento legal aplicável ao trabalhador.

8. Outras informações:

a) A classificação económica 01.01.14 (Subsídio de férias e Natal) passou a ser desdobrada pelas alíneas SF e SN.

b) A classificação económica 01.01.15 deixou de ser utilizada e foi substituída pela classificação

01.03.10 D0xx, onde passa a ser considerada a remuneração por doença.

c) A classificação económica 01.02.12 foi desdobrada e reajustada para permitir a separação das indemnizações pela rescisão por mútuo acordo e as restantes indemnizações por caducidade do contrato de trabalho.

d) Considerando que a partir de 1 de fevereiro deixa de ser utilizado o formato “PS2” na elaboração dos ficheiros para o banco, dando lugar a um novo formato de ficheiro “SEPA”, o programa será sujeito a uma nova atualização durante o mês de janeiro para dar resposta a esta situação.

e) Relativamente à Declaração Anual de IRS, aguardamos a divulgação por parte da AT de orientações sobre este assunto. Assim sendo, recomendamos que as declarações individuais de IRS a entregar aos trabalhadores, não devem ser impressas antes de ser divulgada na nossa página informação sobre este assunto ou disponibilizada uma nova versão do programa.

f) Relativamente à taxa de desconto para a ADSE a aplicar sobre os retroativos de anos anteriores, desconhecemos qualquer orientação que até ao momento tenha sido divulgada sobre este assunto. Assim e até orientações em contrário, o programa aplica a taxa em vigor a partir de janeiro de 2014 ( 2,5%).

g) No que respeita ao tratamento da CES (Contribuição Extraordinária de Solidariedade) a aplicar ao pessoal a aguardar aposentação, deverão os utilizadores ter em atenção as disposições que sobre esta matéria venham aprovadas no OE para 2014.

Com base em informações que nos foram transmitidas por algumas escolas, é entendimento da Autoridade Tributária que o desconto do IRS incide sobre o valor da pensão bruta antes de deduzida a CES, pois esta é equiparada ao desconto para a CGA.

Assim, dado que o programa não automatiza o cálculo da CES, recomendamos que sejam observados os seguintes procedimentos:

- Considere o valor “bruto” da pensão provisória a introduzir no campo “Vencimento Base” da fase da preparação;

- Apure manualmente o valor da CES, quando aplicável;

- Introduza o valor da CES no campo “Outros Descontos” da fase da preparação, afetando-o com o sinal MENOS ( - );

- O valor da CES deverá posteriormente ser entregue à CGA, dando cumprimento às orientações que forem transmitidas às escolas por essa entidade..

h) Para dar cumprimento a orientações recebidas da DGEEC (MISI) no dia 18/12/2013, informamos que durante o mês de janeiro serão disponibilizadas novas atualizações aos programas GPV e CONTAB-POCE.

in http://www.jpmabreu.com/ficheiros/AdendaGPV_5386.pdf